Att byta från manuell till digital referenstagning är ett beslut som påverkar hela rekryteringsprocessen. Rätt lösning sparar tid, höjer kvaliteten i beslutsunderlaget och skapar en bättre upplevelse för alla inblandade. Fel lösning innebär att ni digitaliserar er process utan att egentligen förbättra den.
Marknaden är bred och erbjudandena ser ofta likartade ut på ytan. För att hjälpa dig navigera har vi samlat de tio viktigaste frågorna att ställa innan du skriver på ett avtal.
Det finns en stor skillnad mellan ett verktyg som digitaliserar en traditionell referenstagning och ett som faktiskt är byggt för att ge prediktiva insikter om kandidaten. Forskningsbaserade frågor utformade för att identifiera specifika beteenden och arbetssätt ger ett betydligt mer tillförlitligt beslutsunderlag än generiska alternativ.
Fråga leverantören vad frågorna bygger på och om de är utformade för att fånga upp kontraproduktiva arbetsbeteenden som sällan framkommer i intervjuer, som bristande ansvarskänsla, samarbetssvårigheter eller frånvaroproblematik. Fråga också om det finns rollspecifika mallar anpassade för olika befattningar och kompetensramverk, och om ni kan integrera frågor från era testleverantörer för att skapa en röd tråd genom hela urvalsprocessen.
Fråga hur leverantören verifierar referensers identitet. BankID eller motsvarande identifieringstjänst är den starkaste formen av verifiering på den svenska marknaden. Fråga också om systemet automatiskt flaggar misstänkt aktivitet baserat på till exempel IP-adress, telefonnummer eller e-postadress.
Ett bra verktyg för digital referenstagning tar hand om hela processen automatiskt, från inledande kommunikation med kandidaten till utskick, påminnelser och färdig rapport, så att rekryteraren kan fokusera på annat under tiden. Men automatisering ska inte innebära att ni förlorar kontrollen.
Fråga om ni kan anpassa processen efter era specifika behov, till exempel välja antal referenser per kandidat, styra timing på påminnelser och skräddarsy kommunikationen. En flexibel lösning kombinerar effektiviteten i automatiseringen med möjligheten att göra manuella justeringar när situationen kräver det.
Digital referenstagning passar de flesta situationer, men ibland föredrar en referens att svara via samtal snarare än digitalt, eller så uppstår frågetecken i svaren som behöver redas ut. Då är det värdefullt att ha möjligheten att boka och genomföra ett samtal direkt i samma verktyg.
Fråga om verktyget stöder bokning och dokumentation av referenssamtal direkt i plattformen, och om det finns möjlighet för rekryterare och referens att boka en tid som passar dem båda utan att behöva använda ett separat verktyg. Fråga också om det går att verifiera referensens identitet även i samband med telefonsamtal. En lösning som hanterar både digitala svar och telefonsamtal i samma flöde ger er maximal flexibilitet.
Att samla in referenssvar är ett steg. Att kunna tolka och jämföra svaren är ett annat. Ett verktyg med benchmarking-funktion låter dig sätta en kandidats resultat i ett sammanhang, jämfört med andra sökande till samma roll eller mot ett bredare datamaterial från liknande befattningar.
Fråga om leverantören erbjuder benchmarking och vad det benchmarkas mot. Fråga också hur resultaten presenteras i rapporten. En bra rapport ska vara tydlig och lättläst nog att delas direkt med rekryterande chef, utan att denne behöver logga in i systemet.
En referenstagning involverar tre parter, rekryteraren, kandidaten och referensen, och upplevelsen för alla tre spelar roll. En krånglig process för referensen leder till låg svarsfrekvens. En otydlig process för kandidaten skapar onödig oro i ett känsligt skede av rekryteringen.
Fråga hur referensen tar del av och besvarar frågorna, om det krävs inloggning eller installation och hur lång tid det tar att genomföra. Fråga också om kommunikationen mot kandidat, referens och eventuell kund kan anpassas med ert varumärke, er grafiska profil och er ton. En väldesignad och varumärkesanpassad process stärker ert employer brand i varje kontaktyta, även i ett steg som referenstagning.
Om referenstagningen kräver manuella moment eller inloggning i ett separat system ökar risken för att steget prioriteras ned eller genomförs inkonsekvent. En sömlös integration med ert ATS gör att referenstagningen blir en naturlig del av rekryteringsflödet snarare än ett sidospår.
Fråga vilka rekryteringssystem leverantören integrerar med och hur djup integrationen är. Kan du starta en referenstagning direkt från kandidatens profil i ditt ATS? Hamnar rapporten automatiskt tillbaka i systemet när den är klar? Ju mer sömlöst flödet är, desto högre blir följsamheten i teamet.
För organisationer som rekryterar över landsgränser, eller som har kandidater och referenser som inte talar svenska, är språkstöd en praktisk nödvändighet. Om referenser och kandidater befinner sig i olika länder och behöver kommunicera på olika språk kan ett verktyg utan brett språkstöd snabbt bli en bromskloss i processen.
Fråga hur många språk verktyget stödjer och om det är de specifika språk ni behöver. Fråga också om hela kandidat- och referensupplevelsen är översatt eller om det bara är frågeformulären som anpassas.
Referenstagning innebär behandling av personuppgifter om både kandidater och referenser, vilket ställer krav på korrekt hantering enligt dataskyddslagstiftningen. Det är inte bara er organisation som berörs utan även de referenser som lämnar uppgifter om en tredje person.
Fråga hur länge data lagras, vem som är personuppgiftsansvarig och hur referenser och kandidater informeras om datahanteringen. En leverantör som tar dataskydd på allvar ska erbjuda kryptering i alla led, SSO och regelbunden säkerhetsgranskning, och ska kunna svara på dessa frågor utan att du behöver efterfråga dem.
Ett verktyg är bara så bra som supporten bakom det. Att implementera digital referenstagning innebär förändringsarbete för rekryteringsteamet, och frågor och behov av vägledning uppstår oundvikligen längs vägen.
Fråga om ni får en dedikerad kontaktperson, om det ingår onboarding och utbildning för teamet och hur snabbt supporten svarar vid akuta frågor. Det är också värt att fråga om leverantören löpande delar kunskap och bästa praxis inom referenstagning och forskning i ämnet, inte bara teknisk hjälp med verktyget.
Digital referenstagning ska förenkla rekryteringen och ge dig ett beslutsunderlag du faktiskt kan lita på. Genom att ställa rätt frågor i utvärderingen ökar ni chansen att hitta en lösning som gör skillnad, inte bara i teorin utan i det dagliga rekryteringsarbetet.
Refapp erbjuder digital referenstagning och bakgrundskontroll i ett sammanhållet flöde, med forskningsbaserade rollspecifika frågeformulär, benchmarking, BankID-verifiering och sömlös integration mot alla ledande rekryteringssystem. Plattformen används av över 1 500 organisationer globalt och håller ett NPS på 85, långt över branschsnittet för B2B SaaS.
Boka en demo så berättar vi mer om hur Refapp kan passa er verksamhet.👋🏼