Karin Toll Lane är verksamhetschef på HR-service på Serviceförvaltningen i Stockholms Stad, ett verksamhetsområde med uppdraget att stötta stadens chefer i en kvalitetssäkrad och kompetensbaserad rekrytering. Hösten 2019 påbörjades ett pilotprojekt med Refapp och digital referenstagning som en del i deras rekryteringsprocess. Karin ger här sin bild av samarbetet, hur fortsättningen ser ut samt delar med sig av vad hon tror är nyckeln för stora organisationer som arbetar för att digitalisera sin verksamhet!
Storskaliga rekryteringar med korta transitfönster
“HR-service består i grunden av konsulttjänster inom rekryteringsservice som vi säljer till Stockholms Stads alla förvaltningar och bolag. En viktig del i vårt uppdrag är att både hålla kostnaderna nere och tempo nog för att hinna med storskaliga rekryteringar med korta transitfönster. Ett exempel på det är lärarrekryteringarna på våren när ett stort antal positioner ska tillsättas och där kandidaterna ofta är aktuella i flera processer samtidigt. Då är det avgörande att vi gör så tidsmässigt effektiva rekryteringar som möjligt, med en så hög kvalitet som möjligt”, beskriver Karin.
Traditionell referenstagning blev en flaskhals i rekryteringsprocessen
“Effektivitet är viktigt för oss och så som vi tidigare genomförde referenstagningarna blev momentet en flaskhals. Delvis berodde det på att rekryteringskonsulterna behövde jaga referenser vid sidan av sitt arbete med övriga urvalssteg. I och med att det var svårt att synka när referenserna hade möjlighet att prata så gick det ibland fyra till fem dagar innan referenstagningen blev av. Därtill tog det praktiska arbetet med referenstagningen för lång tid. I genomsnitt ägnade vi 25-40 minuter åt telefonsamtalet och sedan ytterligare tid för att återkoppla per telefon. Jag skulle uppskatta det till totalt ca 2 timmars arbetstid per kandidat med två referenser. Och då har vi ofta ytterligare kandidater i samma process”, säger Karin.
“Vi vet också att telefonsamtalet i sig innebär en risk för kognitiv bias. Oavsett om vi är noggranna med att ställa samma frågor till alla referenser så är det lätt hänt att svaren vi antecknar och renskriver färgas av konsultens egna tolkningar”, utvecklar Karin.
Hög kvalitet på svaren från digital referenstagning i chefsrekryteringar
“Med dessa utmaningar som motivation undersökte vi alternativa arbetssätt och i oktober 2019 kom vi igång med digital referenstagning och Refapp. Sedan dess har vi skickat ut referenstagningar till över 500 referenser och i stort sett alltid fått in svaren inom ett dygn - det är ju fenomenalt! Vi har också kunnat öka upp antalet referenser per kandidat utan att det tar mer av vår arbetstid vilket är av stort värde för oss”, beskriver Karin.
"Vi har skickat ut referenstagningar till över 500 referenser hittills, och i stort sett alltid fått in svaren inom ett dygn - det är ju fenomenalt!"
“Men vi ser fler fördelar än bara kopplat till effektivitet och tidsbesparing. Digital referenstagning gör processen mer strukturerad, transparent, likvärdig och schysst. Och med en hög validitet. Vi ställer fortfarande djuplodande frågor kring kompetenser för att behålla den röda tråden i vår kompetensbaserade rekrytering. Svaren vi får in är av god kvalitet och Refapp lämpar sig väl också för våra chefsrekryteringar som idag står för ungefär en fjärdedel av vårt totala antal rekryteringar”, säger Karin.
Vikten av förarbete vid digitalisering av tjänster i stora organisationer
“Våren 2019 påbörjade vi dialogen kring alternativ till traditionell referenstagning, och i oktober var vi igång och testade Refapp. Det kan låta som en lång startsträcka, men i stora organisationer som kommuner är min uppfattning att förarbetet är avgörande för en lyckad övergång från ett arbetssätt till ett annat”, beskriver Karin.
“Första steget var därför att utvärdera nuläget och sedan se till vilka positiva effekter vi kunde förvänta oss från att byta arbetssätt. Vilka fördelar skulle kandidater, referenser, HR-konsulter och verksamheten i stort uppleva? Därefter diskuterade vi kring potentiella risker. Slutligen tog vi kontakt med ett antal användare av Refapp med liknande organisatoriska struktur som vår. De delade med sig av sin upplevelse av systemet och gav oss tips för att komma igång på bästa sätt. All information som framkom i vårt förarbete samlade vi i en rapport i vilken vi även fastställde hur, och vilka, parametrar vi ska mäta resultatet med”, berättar Karin.
“Tack vare denna process var digital referenstagning väl förankrat när vi beslutade oss för att köra igång. Vi testade först i mindre omfattning och skalade upp användandet allteftersom. I enlighet med våra rutiner så ringer vi fortfarande upp en viss del av referenserna. Med stor sannolikhet kommer vi dock gå över till att helt och hållet arbeta digitalt framöver. Och det är också min förhoppning! I de undantagsfall vi behöver ringa upp referensen kan vi ju ändå alltid använda Refapp för att boka samtalet och samla svaren i systemet”, avslutar Karin.
Vill du veta mer om hur Refapp kan hjälpa dig effektivisera och höja validiteten i referenstagningar? Boka gärna en demo med oss!