• Emelie Dahl

Hur Helsingborgs Stad sparade 9 veckors heltidsarbete med digital referenstagning

Uppdaterat: sep 16


Varje vinter påbörjar vård- och omsorgsförvaltningen i Helsingborgs Stad sin rekrytering av vikarier inför nästa års sommarperiod. 500 vikarier ska anställas och för varje kandidat görs digital referenstagning med Refapp som en del i att effektivisera arbetet och säkerställa lyckade rekryteringar!


Nyckelresultat

  • Mindre tid på administration då referensernas kontaktuppgifter begärs in från kandidaterna via Refapp varefter frågeformulär och påminnelser skickas ut automatiskt till referenserna.

  • Rekryteringsteamet sparade totalt 9 veckors heltidsarbete i sommarrekryteringen 2021.

  • En objektiv referenstagningsprocess där referensernas exakta svar återspeglas och samlas i referensrapporten.

  • Träffsäkert och överskådligt beslutsunderlag tack vare att referensernas svar för en kandidat presenteras bredvid varandra.


Utmaningen: Ineffektivt arbete vid traditionell referenstagning

- Referenstagning är, och har länge varit, en självklar del i rekryteringsprocessen för förvaltningarna inom Helsingborgs stad. Vi ägnade tidigare enormt mycket tid åt att samla in referensuppgifter från kandidaterna, boka telefonsamtal, söka referenserna, och sedan sammanställa svaren, beskriver Josefine Vesterinen, ansvarig rekryteringskonsult för vikarierekryteringen på vård- och omsorgsförvaltningen.


- Arbetssättet var inte hållbart och då vi ser referenstagningen som en viktig del i en kvalitetssäkrad process letade vi efter bättre alternativ med förhoppningen att spara tid och samtidigt få ut mer värde från nedlagt arbete.


Stegen mot en mer flexibel rekryteringsprocess

I ett pilotprojekt under hösten 2020 blev Refapp en del i Helsingborgs Stads verktygslåda och vård - och omsorgsförvaltningen är en av förvaltningarna som gått över till digital referenstagning. Den flaskhals som referenstagningen tidigare var i vikarierekryteringen är borta och rekryterarna slipper jaga referenser eller genomföra referenssamtal utanför arbetstid.


- Vi hade vid tillfället redan gått över till videointervjuer och såg många fördelar, så det kändes naturligt att även undersöka potentialen i digital referenstagning, berättar Josefine.


Det viktigaste för oss var användarupplevelsen i systemet, både för kandidater, referenser och oss rekryterare. Refapp visade sig vara både effektivt, enkelt och professionellt.

Lösningen: Digital referenstagning i både volymrekrytering och rekrytering av tillsvidaretjänster

- I vikarierekryteringen arbetar vi tillsammans i ett stort referenstagningsprojekt i Refapp. Vi hjälps åt att lägga till kandidaterna löpande och efter ett knapptryck om att begära in referensernas kontaktuppgifter så sköter systemet resten åt oss med utskick av frågeformulär och påminnelser, beskriver Josefine.


- Mina kollegor som arbetar med chefsstöd för rekrytering av tillsvidaretjänster inom vård och omsorg nyttjar systemet på ett liknande sätt men med separata projekt och anpassade frågeformulär för respektive tjänst.


Utvärdering av sommarrekryteringen med Refapp

- Efter sommarrekryteringen 2021 gjordes en noggrann analys av tidsåtgång och användarupplevelse. Det visade sig att vi sparat 359 timmar, med andra ord nästan 9 veckors heltidsarbete, på att använda Refapp istället för att genomföra referenstagningen på traditionellt vis.


- Vi är väldigt nöjda med Refapp som system och även servicen runt omkring. Supportfunktionen är alltid snabb och tillmötesgående, vi får tillgång till statistik över vårt användande och nya funktioner utvecklas hela tiden. Vi hoppas på fortsatt nyttjande och fint samarbete!

Vill du veta mer om digital referenstagning med Refapp och hur det hade kunnat fungera i er verksamhet? Kontakta oss gärna!