Vi produktutvecklar, bloggar, håller föreläsningar och webinar med syftet att skapa bättre referenstagningar som leder till mer välgrundade rekryteringsbeslut. Trots det arbetar vi numera sällan själva med att ta referenser. Vår Affärsutvecklare David Näsström har en lång bakgrund i rekryteringsbranschen och när vi nu anställer fler kollegor till Refapp så blev det dags för referenstagning igen. Här är Davids beskrivning av hur processen gick till digitalt i Refapp och vilka steg han anser vara de viktigaste, men som lätt glöms bort.
1. Välj och efterfråga särskilda referenser från kandidaten
När jag via Refapp skickar ut en förfrågan till kandidaterna att fylla in sina referensers kontaktuppgifter så skriver jag även ett par meningar om vilka referenser jag önskar. Detta gör jag delvis med utgångspunkt i tidigare steg i processen och vilken information jag tycker mig sakna för att fatta ett beslut. Referenserna jag ber om ska ha jobbat i en position för att kunna besvara eventuella frågetecken som har uppkommit och gärna komplettera bilden.
2. Anpassa referensfrågorna efter kravprofilen
Att arbeta med generiska kravprofiler för kluster av roller är utmärkt, men i varje tjänst bör det finnas något unikt för just denna roll, som nämns i kravprofilen. Vid digital referenstagning handlar det oftast om att lägga till några frågor om formella kompetenser samt specifika egenskaper som vi eftersöker. Detta är smidigt gjort med Refapps frågeformulärsbyggare med drag-and-drop funktion. Det är också en fördel att kunna arbeta med sin testleverantörers kompetensramverk i referenstagningen och på så vis bibehålla den röda tråden genom hela processen. Refapp har samarbete med de flesta.
3. Informera referenserna om kravprofilen som ligger till grund för rekryteringen
Vid traditionell referenstagning önskar många referenser en sammanfattning av vad den aktuella tjänsten innebär för att bedöma om kandidaten passar. Detta gäller även digitalt. Därför är det viktigt att i inbjudan till referensen ge en kort beskrivning av tjänsten eller bifoga en länk till annonsen. Jag valde tillvägagångsättet att lägga en fråga i formuläret med några utvalda meningar från kravprofilen samt en länk till annonsen. Referensen fick då med ett klick ange att de uppfattat vad vi eftersöker som en inledande fråga.
4. Var mån om referensernas upplevelse och tid
Den frågemall jag skapade för tjänsten vi nu rekryterade för hade 13 frågor (utöver de verifieringsfrågor som referenserna fick svara på). Endast tre av dessa var rena fritextfrågor rörande kandidatens styrkor, utvecklingsbara sidor samt tidigare arbetsuppgifter och ansvarsområden.
Fyra flervalsfrågor var faktakontroll samt om viljan att återanställa kandidaten. Resterande sex frågor var betygsfrågor kring de kompetenser vi efterfrågade. För dessa frågor hade referensen möjlighet att vidareutveckla sitt svar i skrift. Frågeformulärets alla kompetensbaserade frågor inkluderade en kort definition av kompetensen för att göra tolkningen av frågan enklare för referensen, och att säkerställa av vi har en samsyn i innebörden av kompetenserna.
När vi tittade på statistiken efteråt såg vi att det tog referenserna i snitt 14 min att svara på frågorna.
5. Ta många referenser
Ju fler referenser desto bättre. Vi tog fyra till fem referenser per kandidat. Formulärets uppbyggnad med skal-och flervalsfrågor i kombination med de relativt många referenserna gör det enkelt att se tendenser och mönster i den strukturerade rapporten som svaren samlas i för respektive kandidat.
6. När referensen vill bli uppringd - behåll samma struktur
En referens valde att boka ett referenssamtal med mig via vår kalenderbokningsfunktion. Jag bad då referensen att inför vårt samtal gå in på formuläret för att reflektera över frågorna, och då gärna fylla i några anteckningar att utgå ifrån. När väl samtalet genomfördes hade referensen redan svarat på alla skal-och flervalsfrågor, och på fritextfrågorna med några meningar. Vi kunde därför ha en tydlig struktur i samtalet och bara diskutera de frågor där referensen ville utveckla sina anteckningar. Vi var klara efter några minuter och svaren var samlade i referensrapporten bredvid de övriga.
Efteråt skrev vår CTO till mig att ”fasiken va bra Refapp är”. Riktigt roligt att vi bygger en tjänst som vi själva vill använda, men det var ju hela anledningen till att vi startade Refapp - analog, fördomsfull referenstagning är inte framtiden..
7. Förvara och dela referensernas svar GDPR-vänligt
Som ett sista steg delade jag referensrapporten via en lösenordsskyddad länk med vår VD och CTO. Vi kunde snabbt fatta ett beslut utifrån den strukturerade rapporten i vilken vi kunde utläsa tydliga mönster och få bra underlag för en lyckad onboarding.
Efteråt skrev vår CTO till mig att ”fasiken va bra Refapp är”. Riktigt roligt att vi bygger en tjänst som vi själva vill använda, men det var ju hela anledningen till att vi startade Refapp - analog, fördomsfull referenstagning är inte framtiden..
Vill du veta mer om Refapp och hur vi kan kan hjälpa dig göra bättre referenstagning? Hör gärna av dig eller boka en demo, vi ser fram emot att höra mer om era behov!