• Emelie Dahl

Marks kommun - digital referenstagning med Refapp i alla chefsrekryteringar

Uppdaterat: jan 12



Sedan Kicki Olsson-Billing påbörjade tjänsten som rekryteringsstrateg på Marks kommun för två år sedan har hon fokuserat på chefsrekryteringar och på att ta fram en så bra process som möjligt för det. Referenstagningen var ett av urvalsstegen där hon såg stor potential i att förändra det traditionella arbetssättet. Marks kommun blev en av de första kommunerna som tog steget till digital referenstagning med Refapp, och inspirerade många fler att göra detsamma!

En framåtriktad kommun med ett självklart fokus på digitalisering

Kicki Olsson Billing Marks Kommun

- När jag 2018 påbörjade arbetet som rekryteringsstrateg såg jag fram emot att få använda många års erfarenhet inom rekrytering till att bygga upp så bra rekryteringsprocesser som möjligt inom kommunen, och i samband med det utveckla vårt Employer brand. Vi ville effektivisera och höja kvaliteten i alla steg och i en så framåtriktad roll som min så var det självklart att då undersöka möjligheterna med digitalisering. Det blev tydligt att det fanns alternativ till traditionella arbetssätt och att dessa kunde bidra med värde för oss. Vi behövde helt enkelt våga testa nytt och vara i framkant!, beskriver Kicki.

Utmaningarna med traditionell referenstagning

- Referenstagning är en viktig del i en rekryteringsprocess, samtidigt såg jag nackdelar med det traditionella tillvägagångssättet över telefon. Det är tidskrävande, ofta ostrukturerat och kvaliteten på svaren som skrivs ner under samtalet blir sällan bra. Det är svårt att göra en objektiv bedömning i en sådan situation. När vi hörde talas om digital referenstagning med Refapp kändes det därför som en enkel sak att testa, och som skulle göra stor skillnad för både oss och för kandidat-och referensupplevelsen, säger Kicki.

Välgrundade rekryteringsbeslut med minst 3 referenser per kandidat

- Refapp har nu varit en del i alla chefsrekryteringar vi gjort under de senaste 1,5 åren och ambitionen är nu att utöka användningen till samtliga rekryteringar inom kommunen, oavsett nivå. Jag har själv varit operativ i alla chefsrekryteringar fram till idag. Jag tar alltid minst tre referenser från olika roller, för att få ett 360 graders perspektiv i svaren för respektive kandidat. Och om kandidaten vill tar vi gärna ännu fler. Det tar mig ingen extra tid att skicka ut frågeformulär till fler referenter och beslutsunderlaget blir än mer tillförlitligt, berättar Kicki.


Vi tycker Refapp är klockrent! Det är enkelt att komma igång för nya användare, systemet är intuitivt och tack vare integrationen med Visma Recruit så får vi all information samlad på ett ställe.

Intuitivt verktyg, smidig integration med Visma Recruit och hög kvalitet på svaren

- Vi tycker Refapp är klockrent! Det är enkelt att komma igång för nya användare, systemet är intuitivt och tack vare integrationen med Visma Recruit så får vi all information samlad på ett ställe. Men det är mer än bara effektivt, vi ser också att både kandidater och referenter får en positiv upplevelse, processen är objektiv och svaren håller en genomgående hög kvalitet, vilket givetvis är viktigt för oss.

- Därtill uppskattar jag Refapps entreprenörsanda, snabb support och fokus på att hela tiden produktutveckla och göra verktyget bättre och bättre för oss användare. Det är roligt att ha fått vara med sedan startgroparna och påverka utvecklingen, fortsätter Kicki.

- Vi har nyligen genomfört en organisationsförändring inom HR och jag ska inte längre vara operativ vid 1: a linjens chefsrekryteringar utan enbart vid de högre chefsbefattningarna, och vara ett stöd till mina HR-kollegor. Mitt fokus framöver kommer vara på en mer strategisk och övergripande nivå med Employer branding samt nyhets- och kunskapsspridning, exempelvis har jag nu påbörjat en rekryteringschatt som stöd och hjälp inom organisationen. Och digital referenstagning med Refapp kommer fortsätta vara en viktig del i att underlätta och förbättra våra rekryteringsprocesser på alla nivåer, avslutar Kicki.


Vill du veta mer om Refapp och digital referenstagning? Kontakta oss gärna så berättar vi mer!