Som ett av Sveriges största företag inom kompetensutveckling och kompetensförsörjning är Lernia måna om att frigöra medarbetarnas tid till de mest värdeskapande arbetsuppgifterna. Digitaliseringen av rekryteringsprocessen påbörjades redan 2015 och steget till digital referenstagning var därefter kort. Året 2020 accelererades arbetet i och med pandemin med en rad förändringar, bland annat att tidigarelägga referenstagningen för att få ett mer effektivt arbetsflöde.
Vi tog en digital kaffe med Johan Zenténius, Produkt- och Processutvecklare på Lernia för att höra mer om utvecklingsarbetet och värdet det fört med sig!
Digitalisering för att ta bort icke-värdeskapande arbete och höja kvaliteten
Vi har duktiga medarbetare som är kvalificerade att göra bra bedömningar. Därför renodlar vi deras arbetsdag och befriar dem från tråkiga moment. Målet har alltid varit att skära bort icke-värdeskapande delar, samtidigt som vi strävar efter högsta tänkbara kvalitet, berättar Johan.
- Många bolag som jobbar med lean har visat att kvalitet och effektivitet inte på något sätt står i kontrast mot varandra. Vi är starka inom yrkesarbetare, och vill vara den aktör som lyckas pricka mjuka värden också i detta segment. Mjuka värden är viktiga, också för arbetsgivare inom den ”blå” delen av arbetsmarknaden. Lernia ska vara den aktör som tar segmentet på allvar och levererar yrkesarbetare som har rätt attityd och värderingar, förutom ren yrkeskompetens givetvis.
Rörlig media för smartare informationsutbyte med kandidater
Processen idag är betydligt mindre geografiskt knuten än tidigare när vi digitaliserat stora delar av hur vi jobbar. Vi har exempel på medarbetare som sitter i en del av landet och gör intervjuer för en annan del, beskriver Johan.
-Rörlig media blir också allt mer dominerande. På så vis skapar vi flexibilitet för både oss själva och för våra kandidater. Tidigare hade vi kandidater som flög från Norrland för att gå på intervju för en tjänst i Göteborg. Nu jobbar vi smartare, och är mer rädda om vår egna och kandidaternas tid. Vi tänker också på att informera på ett bättre sätt och samla in kunskap om kandidater så tidigt som möjligt – detta gäller även för referenstagningen.
Digital referenstagning och en smidig koppling till rekryteringssystemet
-Innan vi började med Refapp var referenstagningen ett av de tyngsta momenten i processen. Inte själva intervjuandet av referenspersonen, utan allt runtomkring. Svårast var att ringa och jaga, bokföra jagandet och följa upp. Detta gällde särskilt när vi använde oss av penna och papper. När vi digitaliserade referenstagningen i ett första steg gjorde vi fortfarande en muntlig intervju, men vi blev av med pappershanteringen. När vi gick över till Refapp blev processen än mer automatiserad och sedan en integration med vårt rekryteringssystem finns på plats så är processen ännu enklare. Nu löser vi referenstagningen med några klick.
När vi gick över till Refapp blev processen än mer automatiserad och sedan en integration med vårt rekryteringssystem finns på plats så är processen ännu enklare. Nu löser vi referenstagningen med några klick.
Refapp har gjort det möjligt att tidigarelägga urvalssteget och korta ledtider
-När vi jobbade old school behövde referenstagningen ligga sent i processen av ren självbevarelsedrift, eftersom den var så resurskrävande. Att lägga den före intervjun skulle helt enkelt ta för mycket tid i anspråk, berättar Johan.
-Sedan blev det en etablerad tradition att vänta med referenstagning, och någonstans glömde vi bort varför vi väntade med den. Vi resonerade att det var på grund av CSR- och Employer Branding som referenstagningen låg sent i processen, men insåg snart att det snarare var av tradition byggd på resurstänk. Nu ligger referenstagningen istället tidigt i processen. Jag tänker att det är som att laga spagetti med köttfärssås till familjen. Jag väntar inte med att sätta på pastavattnet till sist, utan drar igång det direkt för att det ska tajma med resten av middagen. En tumregel – börja alltid tidigt med sådant som innebär ledtider.
En myt är att digital och automatisk referenstagning leder till färre nyanserade och negativa omdömen från referenserna. Vi upplever likartade nivåer av låga omdömen som vi gjorde tidigare.
Flexibilitet i verktyget som säkerställer en bra referensupplevelse
-En myt är att digital och automatisk referenstagning leder till färre nyanserade och negativa omdömen från referenserna. Vi upplever likartade nivåer av låga omdömen som vi gjorde tidigare. Verktyget skapar också fler möjligheter att upptäcka eventuellt fusk och bedrägeri, vilket vi har exempel på från verksamheten. Ytterligare en fördel vi ser är att respondenter fortsatt kan välja att bli uppringda. Det garanterar oss den flexibilitet vi gärna vill ge den som tar sig tid och hjälper oss genom att lämna referenser. Det är viktigt att komma ihåg den fina tjänst som referensen faktiskt gör genom att ta sig tid att svara på referenstagningen, avslutar Johan.
Vill du veta mer om hur ni kan digitalisera er referenstagning för att höja kvaliteten och spara tid på samma gång? Boka gärna en demo! Vi ser fram emot att få höra mer om er och era behov!👋🏼