Refapps Customer Success Manager Ebba har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och har själv varit med om processen att implementera nya digitala verktyg i arbetsflödet. Hon har upplevt möjligheterna, men också utmaningar som det kan innebära. Och nu går Ebba sida vid sida med våra kunder, stora som små, när de går från ett arbetssätt till ett nytt. Här är hennes tips!
- Det finns så mycket att vinna på att byta ut manuella arbetsuppgifter, såsom referenstagning, till ett digitalt flöde. Det skapar bättre förutsättningar för oss att spara tid, arbeta strukturerat och objektivt, och att samarbeta med kollegor. Men i en stor verksamhet krävs det ofta lite extra arbete för att få med alla på tåget. Från min tidigare roll som rekryterare, och i mitt nuvarande jobb, kan jag se ett par avgörande framgångsfaktorer för en lyckad implementering:
Sätt mål och delavstämningar
Först och främst är det viktigt att avsätta tid och att ha en plan för genomförandet med målsättningar och delavstämningar. Här kommer min roll som Customer Success Manager in som ett stöd i arbetet att svara på frågor, titta på statistik över användandet och för att prata kring förväntningar och resultat i exempelvis tidsbesparing och kvalitet.
Utse ett par kontaktpersoner och ambassadörer
Därtill tror jag att det är bra att utse ett par huvudansvariga personer i organisationen som fungerar som kontaktpersoner gentemot oss som samarbetspartner, men också som ambassadörer och bollplank för sina kollegor.
Låt en liten grupp användare börja testa verktyget
Vi har sett att det brukar vara en fördel om det är en relativt liten grupp användare som börjar testa och utvärdera verktyget initialt. På detta vis kan denna grupp sedan visa på goda exempel och inspirera sina kollegor i att komma igång på ett bra sätt. Ett bra tips är då att be kollegorna att testa flödet minst ett par gånger för att säkerställa att de gett det en chans.
Med andra ord, börja smått och koncentrerat, och skala upp allteftersom. Kollegor som uppmuntrar och lär varandra är en viktig pusselbit, guidande material och utbildningar från oss som samarbetspartner är en annan!
- Utöver de mer organisatoriska aspekterna så är självklart enkelheten och användarvänligheten i själva verktyget avgörande för huruvida anställda är villiga att testa och välja att fortsätta använda systemet (snarare än att gå tillbaka till tidigare sätt att jobba på).
På Refapp har vi rullat ut digital referenstagning i många stora verksamheter, däribland flertalet kommuner, och har samlat på oss kunskap som hjälpt oss utveckla både processer och verktyget till att fungera så bra som möjligt för just det.
Här är ett par av de funktioner i Refapp som passar våra större kunder lite extra bra:
-
Sätta olika behörighetsnivåer för ordning och reda, och ett smidigare arbetsflöde för användarna
-
Logga in på Refapp med SSO och ni slipper hålla ordning på ännu fler lösenord
-
Dela referenstagningar och projekt med kollegor för att enkelt kunna hjälpas åt
-
Skapa frågemallar att dela med utvalda kollegor eller med alla användare inom organisationen
-
Koppla på digital referenstagning till ditt vanliga arbetsflöde genom någon av våra ATS-integrationer
-
Ett fullproppat Hjälpcenter, löpande utbildningar och snabb support - vi finns alltid tillgängliga!
Vill du veta mer om hur du får ut så mycket värde som möjligt från Refapp? Hör gärna av dig!