.png)
Referenstagning har länge varit ett viktigt steg i rekryteringsprocessen – men hur och när referenser svarar håller på att förändras. För att få en tydligare bild analyserade vi ett helt års produktionsdata från Refapp under 2025, med hundratusentals genomförda referenstagningar från olika branscher och länder.
Några tydliga mönster framträder. Att förstå dem kan hjälpa rekryteringsteam att utforma referensprocesser som är enklare att genomföra för referenserna, snabbare att hantera för rekryterarna och smidigare för kandidaterna.
Referenser följer inte kontorstid
Referenstagning hanteras ofta under kontorstid – men vår data visar att referenser i hög utsträckning svarar när det passar dem, även på kvällar och helger.
Under 2025:
- 63 % genomförde referenstagningen under kontorstid (vardagar kl. 08–17)
- 28 % svarade under vardagskvällar eller -nätter
- 9 % svarade under helger
Det innebär att cirka 37 % av alla svar kommer utanför traditionell arbetstid.
För rekryteringsteam som främst förlitar sig på telefonsamtal under kontorstid kan detta skapa praktiska utmaningar – vissa referenser är helt enkelt inte tillgängliga då.
Digital referenstagning gör det möjligt för referenser att svara asynkront, vilket gör det enklare för upptagna yrkespersoner att lämna feedback när de har tid.
När referenser kan svara när det passar dem får de också bättre möjlighet att reflektera över kandidatens styrkor och utvecklingsområden – vilket kan leda till mer genomtänkt och värdefull feedback.
För organisationer med kandidater och referenser i olika länder blir även tidszoner en utmaning. En asynkron process gör det enklare att samla in referenser oavsett plats – utan att bromsa rekryteringen.
Majoriteten lämnar referenser via mobilen
Ett annat tydligt mönster i datan är hur referenser besvarar frågeformulär.
Vår data från 2025 visar att:
- 63 % svarade via mobil
- 37 % via desktop
Med andra ord svarar nästan två av tre referenser via sin smartphone.
Detta understryker vikten av mobilanpassade formulär. Långa formulär som främst är designade för desktop kan skapa friktion på mindre skärmar.
Mobilanvändning påverkar också hur frågor bör utformas. På en telefon kan långa fritextfrågor upplevas som tidskrävande.
Strukturerade frågor med betygsskalor är ofta enklare att besvara på mobil. Samtidigt visar forskning att strukturerade referensfrågor ökar både tillförlitlighet och validitet, vilket gör det lättare för rekryterare att tolka och jämföra kandidater.
När referenser kan svara via mobil eller dator vid en tidpunkt som passar dem försvinner behovet av schemaläggning – vilket sparar tid för både referensen och rekryteraren.
SMS går om mail
Ett annat tydligt mönster är hur referenser får tillgång till frågeformulären. För första gången i vår data genererade SMS-länkar fler svar än mail.
Under 2025:
- 55% öppnade frågeformuläret via SMS
- 45% via mail
Detta speglar sannolikt dagens kommunikationsvanor. Många kollar sina textmeddelanden oftare och snabbare än inkorgen.
För rekryterare innebär det att SMS gör det enklare för referenser att snabbt nå formuläret och svara tidigare.
Svarstiderna är ofta kortare än förväntat
Referenstagning ses ibland som ett av de långsammare stegen i rekryteringen. Vår data visar att det inte behöver vara så.
Mediansvartiden i vårt dataset är 8 timmar.
Hälften av alla referenser svarar alltså inom åtta timmar från det att förfrågan skickats. Det säger något viktigt om hur referenser faktiskt beter sig: när processen är enkel och tillgänglig svarar många snabbt – ofta samma dag. Istället för att vara en flaskhals kan referensprocessen löpa kontinuerligt i takt med att svaren kommer in.
Den samlade bilden
Tillsammans pekar dessa mönster på att referenstagning blir alltmer flexibel och mobil.
Dagens referenser förväntar sig i allt högre grad att kunna:
- svara utanför kontorstid
- fylla i enkäter på sin telefon
- snabbt nå förfrågan via SMS eller en enkel länk
Med över 1,5 miljoner kandidater hanterade via Refapp och 50 000 aktiva användare ger datan en tydlig bild av hur referenstagning faktiskt fungerar i många organisationer idag.
Rekryteringsverktyg som stöder flexibel och mobilanpassad referenstagning gör det enklare för referenser att svara snabbt. Det kan minska förseningar i referensfasen och hålla rekryteringsprocessen i rörelse.
En smidigare referensprocess gynnar även kandidaterna. När referenser kan svara snabbt och enkelt kan rekryteringsbesluten gå vidare utan onödiga fördröjningar – för en snabbare och mer transparent upplevelse.
De bästa kandidaterna rör sig snabbt. För att hänga med behöver din referenstagningsprocess vara lika flexibel som personerna du rekryterar.👋🏼
Om trendrapporten för referenstagning
Den här artikeln ingår i Reference Checking Trends Report: Insights from Refapp Data – en serie baserad på anonymiserad data från Refapps plattform. Genom att analysera hundratusentals referenstagningar i olika branscher och länder undersöker serien hur referenstagning fungerar i praktiken idag, och vad rekryteringsteam kan lära sig av verkliga beteendedata.