De bästa frågorna att ställa i referenstagning

Digital referenstagning, Guider & Rapporter Emelie Dahl

2-1
 

Referenstagning förekommer i de flesta rekryteringsprocesser, men kanske inte alltid med en klar tanke om varför eller hur. Vi har gjort en djupdykning i forskningen inom referenstagning och vad den visar om hur du kan optimera processen. I nedan artikel får du tips på frågor att ställa för att samla så relevant och tillförlitlig information som möjligt om dina kandidater! 

 En riktigt bra referenstagning hjälper dig att…

  • Räta ut eventuella frågetecken från intervjun
  • Verifiera informationen om kandidatens bakgrund med tidigare anställningar och utbildningar
  • Få kompletterande information om kandidatens personlighet och karaktär
  • Få ett utifrånperspektiv på kandidatens arbetsprestation, kapacitet och potential
  • Utforska referensens vilja att arbeta med kandidaten igen
  • Skapa värdefullt onboardingunderlag för rekryterande chef

Med utgångspunkt i detta och med forskningen i ryggen finns det ett antal frågor som ofta är relevanta att ställa i referenstagningen. Här kommer ett frågebatteri du kan plocka från med utgångspunkt i din aktuella kravprofil. Tänk på att försöka hålla ner det totala antalet frågor i referenstagningen, och att i så stor mån det går välja skal- och flervalsfrågor.

Frågor att ställa i referenstagning

Frågor för att verifiera kandidatens bakgrund:

  • Vilken yrkesmässig relation har du till kandidaten?
  • När hade ni er yrkesmässiga relation?
  • Hur länge varade er yrkesmässiga relation?
  • Kan du ge en kort beskrivning av de arbetsuppgifter/ansvarsområden som kandidaten hade när ni jobbade tillsammans?

Frågor för att få information om kandidatens personliga egenskaper

Frågor i referenstagningen som handlar om att få information om kandidatens personliga egenskaper ska alltid ta sin utgångspunkt i en jobbanalys. Om frågorna du ställer till referenserna inte grundar sig på en jobbanalys finns det en risk att den information du samlar in om kandidaten är irrelevant. Referensfrågorna kommer med andra ord att variera beroende på vilken typ av tjänst du ska tillsätta.

Forskning visar att den bästa typen av frågor att använda i referenstagningar för att samla in information om kandidatens personliga egenskaper är arbetsrelaterade beteendefrågor. Här följer några exempel där frågorna är formulerade som påståenden vilka referenserna får bedöma med hjälp av skalor:

  • Kandidaten arbetar snabbt och effektivt
  • Kandidaten utför arbetet i tid
  • Resultatet av Kandidatens arbete håller en hög standard
  • Kandidaten beter sig respektfullt gentemot andra
  • Kandidaten sätter upp höga mål för sig själv
  • Kandidaten når uppsatta mål
3e8a7f9ebcc (6)-1
Vill du ha fler exempel på frågor att ställa om kandidatens personliga egenskaper? Refapp har ett gediget bibliotek med frågeformulär för olika yrkesroller. Kontakta oss så berättar vi mer!

Frågor för att få information om kandidatens kompetenser
Refapp samarbetar med ett flertal kompetensramverk. Genom att använda samma kompetensramverk i din referenstagning som i dina övriga urvalsmetoder får du en röd tråd genom hela rekryteringsprocessen. Här kan du se vilka kompetensramverk som för tillfället finns tillgängliga i Refapp.

Frågor kring kontraproduktivt arbetsbeteende
Kontraproduktivt arbetsbeteende är avsiktligt beteende som bryter mot en organisations normer, vilket kan skada både organisationen, medarbetare och kunder. Referenstagning kan vara en ovärderlig informationskälla om kandidatens kontraproduktiva beteenden eftersom referenstagning ofta är den enda urvalsmetoden där informationen om kandidaten kommer från någon annan än kandidaten själv. Här kommer några frågor kopplade till kontraproduktivt arbetsbeteende:
  • Finns det något att anmärka kring gällande misskötsamhet eller andra oegentligheter?
  • Har Kandidaten någon gång varit frånvarande från jobbet utan giltiga skäl?
  • Har Kandidaten någon gång vägrat att följa instruktioner eller direktiv från chefen?

Frågor om referensens vilja att arbeta med kandidaten igen och bedömning av prestation

  • Skulle du vilja arbeta med eller anställa Kandidaten igen?
  • Hur står sig Kandidaten prestation i förhållande till andra som gjort samma arbete?

Frågor för att få information inför onboarding av kandidat

Om du använder referenstagningen för att samla in onboardingunderlag är det viktigt att du på förhand bestämmer vad du ska använda informationen till. Den information du samlar in genom onboardingfrågorna bör till exempel inte ligga till grund för huruvida du väljer att anställa kandidaten. Informationen från dessa frågor bör istället användas först efter att du har bestämt dig för att anställa kandidaten.

  • Vilka rekommendationer skulle du ge till Kandidaten nya chef?
  • Vilket typ av ledarskap behöver Kandidaten?
  • Vet du varför Kandidaten söker sig vidare/har slutat på sin senaste tjänst?

Ett par andra tips att tänka på när du formulerar dina referensfrågor

  • Använd skal- och flervalsfrågor i så stor utsträckning som möjligt. Forskning visar att mekanisk tolkning av kandidatdata har en högre validitet än subjektiv/intuitiv tolkning.

    Forskning visar också att när referenser beskriver kandidater i fritext så tenderar det att finnas en könsbias som missgynnar kvinnliga kandidater. Denna könsbias kan minimeras om referenserna i stället bedömer kandidaterna med hjälp av numeriska skalor.
  • Samla in data från så många referenser som möjligt. Ju fler referenser du använder, desto högre blir reliabiliteten i din referenstagning. Vi rekommenderar att du använder minst tre referenser per kandidat.

Hoppas att du får nytta av frågebatteriet och lycka till med dina referenstagningar! Har du funderingar kring digital referenstagning med Refapp? Kontakta oss så berättar vi gärna mer!