De bästa frågorna att ställa i referenstagning

Referenstagning förekommer i de allra flesta rekryteringsprocesser, men kanske inte alltid med en klar tanke om varför. Om vi inte vet vad vi vill få ut av referenstagningen så riskerar vi att ställa frågor som inte är relevanta eller som inte bidrar med tillförlitlig information om kandidaten. Vad är då värdet vi kan få från en riktigt bra referenstagning, och vilka frågor ska vi ställa för att nå dit? I ett samarbete med Anders Sjöberg, docent och lektor vid Stockholms universitet, tog vi reda på vad forskningen visar:

En riktigt bra referenstagning hjälper dig att…

• Räta ut eventuella frågetecken från intervju

• Verifiera informationen om kandidatens bakgrund med tidigare anställningar och utbildningar

• Få kompletterande information om kandidatens personlighet och karaktär

• Få en utifrånperspektiv på kandidatens arbetsprestation, kapacitet och potential

• Utforska referensens vilja att arbeta med kandidaten igen

• Skapa värdefullt onboarding-underlag för rekryterande chef

Med utgångspunkt i detta och med forskningen i ryggen finns det ett antal frågor som ofta är relevanta att ställa i din referenstagning. Här kommer ett frågebatteri du kan plocka från med utgångspunkt i din aktuella kravprofil. Tänk på att försöka hålla ner det totala antalet frågor i referenstagningen, och att i så stor mån det går välja skal- och flervalsfrågor. Någon, eller ett par, frågor från respektive del nedan är ett bra riktmärke.

Frågebatteri med frågor att ställa i referenstagning

 

Frågor för att verifiera kandidatens bakgrund

1. Vilken yrkesmässig relation har du till Hanna?

2. När hade ni er yrkesmässiga relation?

3. Hur länge varade er yrkesmässiga relation?

4. Har ni umgåtts privat utöver i era arbetsroller?

5. Kan du ge en kort beskrivning av de arbetsuppgifter / ansvarsområden som Hanna hade när ni jobbade tillsammans?

Frågor för att få information om kandidatens formella och personliga kompetenser

Frågor i referenstagningen som handlar om att få information om kandidatens formella och personliga kompetenser, med andra ord egenskaper, ska alltid synkas med de kompetenser valda i kravprofilen och eventuellt testverktyg. Detta innebär att dessa frågor kommer variera för rekrytering av olika tjänster. Här är ett par exempel:

1. Vad skulle du säga är/var Hannas tre (3) viktigaste styrkor?

2. Vad är Hannas tre (3) viktigaste utvecklingsbara sidor?

3. Vilka arbetsuppgifter tyckte Hanna bäst om i sitt jobb?

4. Kan du ge exempel på något utmärkande positivt eller framgångsrikt som Hanna åstadkom i sitt arbete?

5. Kan du ge exempel på hur Hanna löste/hanterade en utmanande uppgift?

6. Vilka arbetsuppgifter skulle du inte lägga på Hanna?

Refapp har samarbete med ett flertal kompetensramverk, här är exempel på kompetensbaserade skalfrågor från vår partner HOME of Recruitments ramverk:

1. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Strukturerad? Definition Strukturerad: arbetar enligt en tydlig process, organiserar och planerar sitt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

2. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Resultatorienterad? Definition Resultatorienterad: sätter upp höga mål för sig själv och arbetar hårt och ambitiöst för att nå dessa mål, gör vad som krävs för ett gott resultat. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

3. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Kreativ? Definition Kreativ: ser utanför boxen, tänker i nya banor och finner nya lösningar på gamla problem. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

4. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Vetgirig? Definition Vetgirig: håller sig à jour inom sin profession och sitt expertområde, omvärldsbevakar och trendspanar. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

5. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Relationsskapande? Definition Relationsskapande: tar aktivt initiativ i sociala sammanhang, kliver fram och har lätt för att skapa nya relationer. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

6. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Hänsynstagande? Definition Hänsynstagande: ar lätt för att sätta sig in i andras situation, lyssnar, förstår och visar hänsyn. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

7. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Samarbetsorienterad? Definition Samarbetsorienterad: anpassar sig och hittar win-win-lösningar genom ett prestigelöst fokus på det gemensamma målet. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

8. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Lösningsorienterad? Definition Lösningsorienterad: hittar snabbt lösningar på uppkomna problem. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

9. Hur bedömer du Hannas personliga kompetens: Analytisk? Definition Analytisk: löser problem utan att missa de långsiktiga strategierna, ser logik och samband i komplex information eller miljö. Motivera gärna din bedömning med något exempel.

Frågor kring kontraproduktivt beteende

1. Finns det något att anmärka kring oplanerad frånvaro eller andra oegentligheter?

2. Har Hanna medvetet förstört eller undanhållit information på arbetet?

3. Hur bedömer du Hannas förmåga att hålla tider och tidsramar?

Frågor för att få information som även kan fungera som onboardingunderlag

1. Vilka rekommendationer skulle du ge till Hannas nya chef?

2. Vad motiverar Hanna?

3. Vad får Hanna att tappa motivation?

4. Vilka arbetsuppgifter skulle du inte lägga på Hanna?

5. Vilket typ av ledarskap behöver Hanna?

6. Vet du varför Hanna söker sig vidare/har slutat på sin senaste tjänst?

Fråga om referensens vilja att arbeta med kandidaten igen och bedömning av prestation

1. Skulle du vilja arbeta med eller anställa Hanna igen?

2. Hur står sig Hannas prestation i förhållande till andra som gjort samma arbete?

Ett par andra tips att tänka på när du formulerar dina referensfrågor

• Använd skal- och flervalsfrågor i så stor utsträckning som möjligt. Forskningen visar att mekanisk tolkning av svar har en högre validitet än subjektiv, skalfrågorna förenklar också för dig att jämföra svaren och att dra träffsäkra slutsatser.

• Välj dina frågor med eftertanke och satsa på så få frågor som möjligt.

• Definiera alltid de kompetenser du ställer frågor kring så att du och referensen har samma bild av vad kompetensen innebär. Exempelvis hur vi gjort i frågorna ovan.

• Skalfrågor gör sig särskilt bra i digital referenstagning, men funkar bra även vid referenstagning över telefon. Formulera då gärna frågan ungefär så som du hade gjort digitalt, exempelvis:

“Hur bedömer du Hannas förmåga att vara Lösningsorienterad, på en skala mellan 1-5?

Med Lösningsorienterad menar vi huruvida Hanna snabbt hittar lösningar på uppkomna problem. Motivera även gärna din bedömning med något exempel.”

• Inled gärna referenstagningen med att beskriva för referensen vad den aktuella tjänsten innefattar så ger du personen bästa förutsättningar för att ge träffsäkra svar på referenstagningen.

Hoppas att du får nytta av frågebatteriet och lycka till med dina referenstagningar! Har du funderingar kring digital referenstagning med Refapp? Kontakta oss så berättar vi gärna mer!