• Emelie Dahl

Den stora guiden till referenstagning i rekryteringsprocesser


Referenstagning är en självklarhet i rekryteringsprocesser, men det är inte lika självklart hur den faktiskt ska genomföras för att du ska få ut mesta möjliga värde. Vem kan vara referens och vilken typ av information kan olika referenser ge? Hur många referenser ska jag be kandidaten om? Hur vet jag att en referens är äkta? Behöver jag godkännande från referensen för att få genomföra referenstagningen? Vilka frågor ska jag ställa? Och vilka frågor ska jag absolut inte ställa?


Med denna guide hoppas vi kunna svara på alla dina frågor om referenstagning för att hjälpa dig höja validiteten och samtidigt bidra till en så bra kandidat- och referensupplevelse som möjligt. Redo? Då kör vi!

Vad innebär referenstagning och vad är syftet med att ta referenser?

Referenstagning i en rekryteringsprocess innebär att rekryteraren kontaktar och ställer frågor till personer som kan ge tillförlitlig information om kandidaten, exempelvis tidigare chefer eller kollegor. Syftet med referenstagningen är att:

  • Kontrollera den information som framkommit i övriga urvalssteg.

  • Komplettera redan insamlad information för att få en ännu tydligare bild av kandidaten. Genom att ställa frågor till andra personer än kandidaten själv kan du få nya insikter i kandidatens värderingar, arbetsprestation, utvecklingsområden och egenskaper. Dessa insikter kan också fungera som en grund för en framgångsrik onboarding av den nyanställda.

Vem kan vara referens?

En referens är en person som kan bekräfta eller komplettera den information du redan har om kandidaten. Olika roller kan ge olika perspektiv och det är därför bra att, i den mån det går, fråga flera referenser som arbetat med kandidaten från olika positioner.


Här är en lista på olika typer av referenser och vilken sorts information de kan ge dig:


Chef, arbetsledare, projektledare:

Tidigare chefer eller arbetsledare är ofta lämpliga som referenser, särskilt om de jobbat relativt nära kandidaten. Då kan de ofta både bekräfta och komplettera informationen om kandidatens erfarenheter, kvalifikationer, egenskaper och arbetsprestation. Har kandidaten haft en chefsposition kan det vara av värde att kontakta en mellanchef eller kollega som rapporterat till kandidaten.


Kollega:

En kollega till kandidaten kan också ofta bekräfta och komplettera informationen om kandidatens kvalifikationer, egenskaper och arbetsprestation, men från ett annat perspektiv än en chef. Kollegan kan ofta ge konkreta exempel på hur kandidaten agerat i olika arbetssituationer. Då får du se kompetenserna i ett sammanhang vilket är värdefullt!


Kund:

En extern person, exempelvis en tidigare kund till kandidaten, kan bidra med ett utifrån-perspektiv och insikter gällande exempelvis kundbemötande, samarbetsförmåga, målmedvetenhet och initiativtagande.


Lärare, styrelseordförande, handledare:

För en kandidat som är ny på arbetsmarknaden med lite, eller ingen, arbetslivserfarenhet kan en tidigare lärare eller mentor fungera som referens för att bekräfta kandidatens egenskaper och arbetsprestation.


Vän eller annan personlig referens:

Utöver lärare, styrelseordförande eller handledare så kan en kandidat som inte har någon arbetslivserfarenhet ange en personlig referens. En vän eller annan personlig referens kan bekräfta och komplettera information kring kandidatens egenskaper, men inte ge ingående information kring professionella kompetenser.

Vad ska jag tänka på när jag ber kandidaten välja referenser?

  • Uppmuntra kandidaten att ange referenser som representerar flera olika organisatoriska perspektiv och nivåer. En kombination av några av rollerna ovan är en bra målsättning.

  • Tänk på att referenserna gärna ska ha arbetat med kandidaten under de senaste fem åren. Har det gått längre tid än så sjunker validiteten på referenstagningen då svaren inte nödvändigtvis speglar kandidatens nuvarande arbetsprestation och egenskaper.

  • Betona för kandidaten hur viktigt det är att informera referenserna om att referenstagning kommer ske och vem som kommer att kontakta dem.

Hur många referenser ska jag kontakta?

Så många som möjligt, ju fler referenser desto bättre menar forskningen. Tillförlitligheten ökar i takt med antalet referenstagningar då du får fler mätpunkter att utgå ifrån. Det blir lättare att se mönster i de svar du får in från referenstagningen och slutsatserna blir därför väl underbyggda.


Vår bild är att branschstandard är att ta två referenser per kandidat, troligtvis för att det blir alldeles för tidskrävande att ta fler än så med traditionell referenstagning över telefon. Ur denna aspekt har digital referenstagning en klar fördel. Du kan ta många referenser utan att det tar upp mer av din arbetstid.


På vilka sätt kan jag genomföra referenstagningen?

Referenstagning i rekryteringsprocesser kan genomföras på flera olika sätt och metoderna har för - och nackdelar.


Telefonsamtal:

Traditionellt har referenstagningar främst skett över telefon mellan rekryterare och referens. Många ser fördelar i att kunna ställa spontana frågor under samtalet och att kunna “läsa mellan raderna”. Samtidigt är det just detta som bidrar till att metoden ofta har låg validitet. Det är lätt hänt att som rekryterare ställa frågor och följdfrågor utifrån magkänsla. Frågorna till referenserna kommer därför variera och svaren blir svåra att jämföra. Dessutom ställer kognitiv bias till det när rekryteraren tolkar referensens svar under samtalet och antecknar sin bild av det som sägs.

Skrivet rekommendationsbrev:

Ett rekommendationsbrev är en text skriven av exempelvis en tidigare chef till kandidaten. Texten beskriver kandidatens arbetsuppgifter, arbetsprestation, egenskaper osv. Ofta är rekommendationsbrev något som kandidaten samlat på sig i samband med att hon eller han avslutat tidigare anställningar, snarare än något som rekryteraren ber referenserna om. Innehållet i brevet kan styrka eller komplettera den bild du redan fått om kandidaten. Nackdelen är att informationen är begränsad och det är inte alltid den svarar på frågor som knyter an till kravprofilen. En annan baksida att ha i åtanke är risken för fusk. Eftersom du själv inte kontaktar referensen utan får rekommendationsbrevet från kandidaten kan det vara svårt att bedöma giltigheten på innehållet.


Mjukvara för digital referenstagning:

Idag finns det tjänster för att genomföra referenstagning digitalt. Frågeformulär skickas ut till referenserna, som svarar på dessa via sin dator eller mobiltelefon. Refapp är ett exempel på en sådan tjänst. Fördelarna med digital referenstagning är att processen blir effektiv, standardiserad med en högre validitet, och utan kognitiv bias. Du kan göra en noga avvägning av vilka frågor som är relevanta att ställa utifrån kravprofilen och svaren från olika referenser blir enklare att jämföra eftersom alla får samma frågor. Dessutom kan du ta fler referenser utan att det tar mer av din arbetstid, vilket höjer reliabiliteten. En tänkbar nackdel är att inte kunna ställa spontana följdfrågor. Detta går dock ofta att kringgå genom att formulera frågeformulär med frågor som ber referensen utveckla sitt resonemang för att du ska få en så omfattande bild av kandidaten som möjligt.


En kombination av metoderna ovan kan ibland vara det som behövs!

Det är också viktigt att poängtera att de olika metoderna inte utesluter varandra, utan fungerar fint ihop. Om du exempelvis upplever att något svar du fått in via digital referenstagning är otillräcklig, tvetydig och i behov av komplettering kan det vara en god idé att också ringa upp referensen. Med Refapp har du en smidig kalenderbokningsfunktion som gör det enkelt att boka in tid för telefonsamtal med referensen. Anteckningarna kan då göras direkt i systemet så att svaren presenteras bredvid övriga referenser i samma rekryteringsprocess.

När ska jag genomföra referenstagningen?

Det finns inget allmängiltigt svar på när det är bäst att genomföra referenstagningen. Vi ser att många kontaktar referenser i slutet av rekryteringsprocessen, och att det fungerar bra. Dock är det viktigt att inte lägga referenstagningen som ett sista steg av gammal vana, utan att utvärdera var referenstagningen passar bäst i varje enskilt fall.


Kanske ska du rekrytera kandidater med begränsad, eller ingen, arbetslivserfarenhet och vill använda referenstagningen för att sålla bort kandidater som inte stämmer med kravprofilen, snarare än att välja ut en kandidat i toppen. Då kan det vara fördelaktigt att placera referenstagningen i början av processen. Ett exempel på detta är när Tech - och Konsultföretaget EVRY rekryterade nyutexaminerade kandidater till sitt graduateprogram.

Vilka frågor ska jag ställa i referenstagningen?

Idag jobbar många med så kallad kompetensbaserad rekrytering. I en tidigare bloggartikel hos oss beskriver Josefin Malmer på Home of Recruitment vad detta innebär. Bland annat beskriver hon vikten av att ta fram en kravprofil för tjänsten som du sedan utgår från i alla urvalssteg, inklusive referenstagningen. Kravprofilen ska vara väl genomarbetad och självklart fri från förutfattade meningar och diskriminering. Frågorna du ställer i referenstagningen går i samma linje och ska, i den mån den går, formuleras så att de uppmuntrar referensen att ge exempel på konkreta situationer och sammanhang när kandidaten handlat på ett visst sätt.


Tänk också på att ställa samma frågor till alla referenserna inom samma rekryteringsprojekt samt att kombinera dina fritextfrågor med skalfrågor eller flervalsfrågor. Forskning inom området visar att detta höjer validiteten.


Så, om vi sammanfattar:

  • Ställ kompetensbaserade frågor. Utgå från kravprofilen för tjänsten och formulera frågor i enlighet med den.

  • Formulera frågor som ber referensen att ge exempel på situationer där kandidatens kompetenser sätts i ett sammanhang. Hur personen gör något och på vilket sätt är det viktiga, snarare än att personen gör något eller vad personen gör. Hur löser kandidaten problem? Hur samarbetar kandidaten? Hur ger kandidaten service eller bearbetar kunder?

  • Kombinera dina fritextfrågor med skal- och/eller flervalsfrågor.

  • Ställ samma frågor till alla referenserna inom samma rekryteringsprojekt.

Vilka frågor ska jag inte ställa i referenstagningen? Och vad gäller för frågor om känsliga personuppgifter?

Om du ställer frågor enligt ovan och har gjort detta med utgångspunkt i en genomtänkt kravprofil som är fri från förutfattade meningar och diskriminering så är du på god väg! Dock behöver du också se upp med känsliga personuppgifter. Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) är vissa personuppgifter särskilt känsliga och därför i regel förbjudna att samla in och lagra (om du inte har samtycke från den registrerade). Här är datainspektionens lista på känsliga personuppgifter:

  • Etniskt ursprung

  • Politiska åsikter

  • Religiös eller filosofisk övertygelse

  • Medlemskap i en fackförening

  • Hälsa (ex om sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök)

  • En persons sexualliv eller sexuella läggning

  • Genetiska uppgifter

  • Biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person

Vad behöver jag mer tänka på vad det gäller GDPR när jag genomför mina referenstagningar?

GDPR är alltid tillämplig vid referenstagning, förutsatt att denna sker på ett professionellt sätt där svaren dokumenteras. Detta gäller oavsett om referenstagningen görs digitalt eller om du genomför den över telefon och sparar anteckningar på datorn eller i någon annan form av sökbart register. Som vi nämnde i avsnittet ovanför så får du inte samla in och lagra information som rör känsliga personuppgifter om du inte har den registrerades samtycke. Men GDPR innebär också andra skyldigheter för dig som rekryterare. I en tidigare bloggartikel tog vi hjälp av Fredrik Roos, Partner på Setterwalls Advokatbyrå, för att få reda på vad som gäller:


Vilka skyldigheter har jag som rekryterare vad det gäller GDPR?

1. Säkerställa att du har en laglig grund

Först och främst behöver du en laglig grund för personuppgiftsbehandlingen. Att samla in personuppgifter i samband med en referenstagning kan ofta ske med stöd av så kallad intresseavvägning. Detta förutsätter att du arbetar på ett bolag och inte en myndighet, samt att personuppgiftsbehandlingen är nödvändig och proportionerlig för ändamålet. Att samla in och behandla personuppgifter är avgörande för en lyckad rekryteringsprocess och du har därför, i de flesta fall, stöd av intresseavvägning, eftersom ditt intresse väger tyngre än kandidatens intresse av integritet för personuppgifterna.


Intresseavvägningen gäller då som laglig grund för både behandling av kontaktuppgifterna till referenserna och omdömena om kandidaten. Intresseavvägningen innebär att du får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke.


2. Informera kandidaten och referensen

Även om du inte behöver ha ett samtycke från kandidaten eller referensen så är du skyldig att informera dem om hur du kommer behandla deras personuppgifter, och på vilken laglig grund. Det är lämpligt att du gör detta i skriftlig form i samband med att du samlar in uppgifterna. Tänk därför på att nämna referenstagningen i er integritetspolicy och att hänvisa till denna.


3. Radera känsliga personuppgifter

När du genomför referenstagningen (baserad på intresseavvägning) och får in omdömen som är kränkande eller känsliga så är du skyldig att direkt ta bort uppgifterna.


När behöver jag ha samtycke för referenstagningen?

I de fall när du inte kan stödja din personuppgiftsbehandling för referenstagningen på annan laglig grund eller om du ska behandla känsliga personuppgifter så behöver du den registrerades samtycke. Ett samtycke innebär att den registrerade uttryckligen har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen. Du behöver även här ge skriftlig information till den registrerade:

  • Vem du (företaget/myndigheten) är som begär samtycket

  • Vilka personuppgifter du tänker behandla

  • Hur du tänker behandla personuppgifterna

  • För vilka ändamål du samlar in och behandlar uppgifterna

  • Att den registrerades samtycke är den lagliga grunden för behandlingen

  • Att den registrerade kan ta tillbaka sitt samtycke

  • Hur länge du tänkt spara personuppgifterna

Först då kan personen välja att samtycka i exempelvis en kryssruta, och du kan genomföra dina referenstagningar.

Vilka rättigheter har kandidaten och referensen vad det gäller GDPR?

Som vi beskrev ovan så har kandidat och referens rätt till information om att personuppgiftsbehandlingen kommer ske och att få veta hur den genomförs. Därtill kan kandidaten och referensen vilja få ut sina uppgifter eller be dig korrigera dem. Vad som gäller i dessa fall kan se olika ut. Anteckningarna från referenstagningen kan exempelvis, under vissa omständigheter, ses som arbetsmaterial och då inte omfattas av lika strikta regler. Men tänk på att det oavsett är viktigt att ha kontaktuppgifter och omdömen samlade på ett säkert sätt som gör processen att lämna ut eller korrigera uppgifter enkel för dig om detta skulle behövas.


Om du har funderingar kring vad som gäller i er organisation tveka inte på att höra av dig till oss så hjälper vi dig gärna undersöka saken.

Hur upptäcker jag fusk och hur vet jag om en referens är äkta?

Fusk i rekryteringsprocesser förekommer tyvärr. Hur ofta detta händer är såklart svårt att säga men i en undersökning från Stockholms Handelskammare uppgav 60 % av tillfrågade rekryterare att de någon gång varit med om att kandidater uppgett felaktig information. Referenstagningen är en viktig del i att kontrollera de uppgifter som kandidaten lämnar. Men hur vet du då att referensen är äkta? Om du vid tillfälle skulle känna dig osäker på en referens så kan det räcka med lite detektivarbete för att reda ut frågetecknen:

  • Undersök referensens kontaktuppgifter. Är mailadressen kopplad till en arbetsmail? Vilket företag är mailadressen i så fall kopplad till?

  • Om du inte känner igen företaget, googla på företagsnamnet och se om du kan hitta bolagsinformation, företagets webbplats och företagskonton på sociala medier.

  • Sök på referensens namn och telefonnummer för att se om personen dyker upp på det aktuella företagets webbplats eller i andra professionella sammanhang.

  • När du använder Refapp för digital referenstagning blir du automatiskt varnad för misstänkt bedrägeri om två eller fler referenser svarar från samma IP-adress. Detta behöver dock inte betyda att ett faktiskt fusk har begåtts. Du får därför även förslag på åtgärder för att bedöma risken i det aktuella fallet.

Vi hoppas att guiden har svarat på dina frågor kring referenstagning. Saknar du någon information? Hör gärna av dig till oss med dina funderingar! Vill du veta mer om hur digital referenstagning och Refapp kan hjälpa dig höja validiteten i dina referenstagningar och samtidigt bidra till en bättre kandidat - och referensupplevelse? Boka en demo så berättar vi mer!

Sverige

Info@refapp.se

Talentwise AB

Östra Larmgatan 13

411 07 Göteborg

  • White LinkedIn Icon
  • Vit Facebook Ikon
  • Vit Instagram Ikon

Norge

christian@refapp.no

Verket Ø Moss/ M: 6Elisabeth von Hubschs gate 6NO-1534 Moss, Norway